Pari vinkkiä ajanhallintaan

Tutkitusti stressi tulee hallinnan tunteen menettämisestä. Hallinnan tunteen menettäminen tulee taas siitä, että meillä on pöydällä liikaa asioita samaan aikaan. Joskus tilanne voi olla niin, että asioita on oikeasti liikaa. Tai sitten olemme tilanteessa, jossa kokonaisuus ja tärkeät asiat ovat epäselviä siksi, että emme tee työtä järjestelmällisesti. Oli syy kumpi tahansa, pitää meidän hallinnan tunteen takaisin saamiseksi toimia erilailla kun olemme tähän asti toimineet.

Hyvä tapa päästä alkuun on tehdä lista asioita jotka pitää saada tehtyä. Kun olet saanut listan valmiiksi, voit jakaa asiat a) kiireisiin ja tärkeisiin, b) tärkeisiin ja ei kiireisiin, c) kiireisiin ja ei tärkeisiin sekä d) ei tärkeisiin ja ei kiireisiin. Luulisi, että meille kaikille on kristallinkirkasta aloittaa töiden purkaminen a-asioita. Usein kuitenkaan näin ei ole, koska emme osaa päättää mihin laatikkoon kukin asia kuuluu. Lisää hämmennystä tuo se, että ihmiset ympärillämme tuovat esille omat toiveensa asioiden kiireydestä ja tärkeysasteesta. Siksi on olennaisen tärkeää priorioida tehtäviä töitä edellä mainitun jaon mukaisesti.

Hyvä ohjesääntö, on tehdä vain ja ainoastaan a-asioita kunnes niitä ei ole enää listalla. Kun kaikki a-asiat ovat loppu, voit ottaa esille listan b-asioista ja aloittaa näiden työstämisen. Ja jos väliin sattuisi tulemaan uusia a-asioita, siirryt toki välittömästi näiden pariin.

Miten sitten listata asioita? Itse priorisoin asioita sen mukaisesti, mikä on niiden vaikutus yrityksemme kassavirtaan. Pyrin siis lähtökohtaisesti täyttämään päiväni asioilla, jotka vaikuttavat lyhyellä tai pidemmällä tähtäimellä siihen, mitä voimme tyytyväiseltä asiakkaalta laskuttaa. Tämä siksi, että meidän tyyliselle asiantuntijayritykselle kassavirta on meidän kriittisin menestyksen mittari. Kassavirran puuttuminen on merkki siitä, että meillä ei ole asiakkaita ja tulevaisuutta. Sen olemassaolo on taas merkki siitä, että olemme tavanneet meille potentiaalisia asiakkaita jotka ovat ostaneet.

Ajanhallinnassa tärkein asia on se, että listaa ja priorioisi omaa tekemistään päivittäin. Huomaan itse heti jos en ole listannut työn alla olevia tai tulevia asioita ja arvottanut näitä. Kontrollifriikkinä, alkaa oireluni välittömästi kun kehooni hiipii pienikin olo hallinnan tunteen menettämisestä.